SteMato: le premier pilotage intégral de production de la Stérili par analogie à l’industrie
Un département central de stérilisation est un département prestataire de services travaillant principalement pour le salle d’OP, mais également pour d’autres services et unités de soins infirmiers sont en partie dépendants du traitement ponctuel et correct de leurs instruments par la Stérili.
Le traitement ponctuel et correct d’un grand nombre de sets et d’instruments uniques ne peut être assuré qu’avec l’appui d’un logiciel de gestion de processus intégral qui permet l’organisation et la gestion efficace de tous les processus de la Stérili.
SteMaTo® est basé sur une technique industrielle de gestion et de contrôle de production. Il s’agit d’un « Sterilisation Management Tool » qui contrôle l’intégralité du trajet des instruments, de leur première utilisation sur le patient jusqu’à leur nouvelle mise à disposition au Salle d’OP.
• Suivi & traçabilité
La traçabilité de chaque élément du processus de stérilisation est nécessaire pour la sécurité du patient et pour la responsabilisation de l’hôpital et de ses collaborateurs.
Il s’agit aussi d’un élément important du contrôle qualitatif et logistique. Enfin, les avantages budgétaires sont indéniables : orientation de la politique d’achat et optimisation de l’utilisation.
La traçabilité ne peut donc pas rester limitée aux processus de la Stérili, mais elle doit permettre un suivi permanent de TOUS les sets (y compris les sets ancillaires), de tous les processus (la Stérili– utilisation) et un lien vers toutes les personnes concernées (collaborateurs – chirurgien – patient
Un département central de stérilisation est un département prestataire de services travaillant principalement pour le salle d’OP, mais également pour d’autres services et unités de soins infirmiers sont en partie dépendants du traitement ponctuel et correct de leurs instruments par la Stérili.
Le traitement ponctuel et correct d’un grand nombre de sets et d’instruments uniques ne peut être assuré qu’avec l’appui d’un logiciel de gestion de processus intégral qui permet l’organisation et la gestion efficace de tous les processus de la Stérili.
SteMaTo® est basé sur une technique industrielle de gestion et de contrôle de production. Il s’agit d’un « Sterilisation Management Tool » qui contrôle l’intégralité du trajet des instruments, de leur première utilisation sur le patient jusqu’à leur nouvelle mise à disposition au Salle d’OP.)
Suivi & traçabilité
La traçabilité de chaque élément du processus de stérilisation est nécessaire pour la sécurité du patient et pour la responsabilisation de l’hôpital et de ses collaborateurs.
Il s’agit aussi d’un élément important du contrôle qualitatif et logistique. Enfin, les avantages budgétaires sont indéniables: orientation de la politique d’achat et optimisation de l’utilisation.
La traçabilité ne peut donc pas rester limitée aux processus de la Stérili, mais elle doit permettre un suivi permanent de TOUS les sets (y compris les sets ancillaires), de tous les processus (la Stérili– utilisation) et un lien vers toutes les personnes concernées (collaborateurs – chirurgien – patient)
Une identification adéquate et exploitable à chaque étape du processus n’est possible que par voie entièrement électronique.
Pour garantir la traçabilité, SteMaTo® utilise toutes les techniques modernes telles que les codes à barres (Stérili), les codes RFID (transport, Salle d’OP)) et les codes datamatrix (instruments).
• Niveau du set
• Stockage
• Utilisation salle d’OP
• Lien avec le patient
• Niveau des instruments
• Datamatrix
• Enregistrement unique des instruments
• Datamatrix
Le système datamatrix est le moyen le plus simple et le plus efficace d’identifier des instruments de manière unique.
Notre expérience nous apprend que les appareils au laser en gestion propre sont rentables et exploitables pour l’hôpital. Le gain de temps généré par la composition des sets via la lecture des codes datamatrix, combiné à l’accroissement substantiel de la sécurité du patient permet de conclure que la traçabilité jusqu’au niveau des instruments est un impératif dans les Stérilis modernes.
La génération de codes uniques, l’application de symboles datamatrix au laser et la lecture des symboles datamatrix sont totalement intégrées dans SteMaTo®.
• Réparation des instruments
Grâce à l’identification unique d’un instrument par son code datamatrix, SteMaTo® permet de suivre les instruments en cours de réparation. Comme pour la traçabilité des instruments au sein de la Stérili, cette approche prévoit elle aussi l’enregistrement des données concernant les spécifications de la réparation (durée, instrument de remplacement, estimation du prix,...).
• Messages
La saisie de messages contribue à un meilleur fonctionnement de la Stérili. Les messages existent aussi bien au niveau des sets qu’au niveau des instruments. Il est possible, par l’intermédiaire de listes de sélection, de lier un message au set adéquat ou aux instruments appropriés, les informations étant variables en termes de stérilité, de fonctionnalité, etc. Les messages apparaissent aux endroits nécessaires et peuvent être transmis aux responsables.
• Sets ancillaires
Les sets ancillaires représentent un aspect fastidieux et difficile à évaluer au sein de la Stérili d’aujourd’hui. C’est pourquoi SteMaTo® comporte un module intégré dédié aux sets ancillaires. SteMaTo® permet tout à la fois la planification, la commande et le suivi de ces sets.
• Logistique
• Transports selon les besoins
• Gestion du stock des sets
• Statut
• Lieu
• Procédure chariots
• Planning
Un fonctionnement efficace de la Stérili est indissociablement lié à une concordance correcte et opportune avec le planning de la salle d’opération et est dès lors une condition « sine qua non ». Il est indispensable d’instaurer une interface appropriée entre le planning de la salle d’opération et SteMaTo® pour garantir l’optimisation du département.
SteMaTo® fonctionne sur la base de systèmes de planification existants. Le lien entre le chirurgien, le set et le type d’opération est consigné pour servir de base à la planification. Lors de la planification d’une opération ultérieure, le chirurgien reçoit une synthèse des sets récemment utilisés pour cette opération spécifique. Le logiciel fournit alors une liste de sets potentiellement utilisables et offre la possibilité d’en choisir d’autres.
Une planification aussi complète apporte une aide précieuse à la Stérili. Dès que les sets sont intégrés dans le processus de la Stérili, ils reçoivent un code de priorité en fonction de leur utilisation ultérieure. Les priorités sont maintenues pendant l’ensemble du cycle et l’organisation reste entre les mains de la Stérili.
• Informations de gestion
L’importance de la maîtrise du budget et la nécessité d’une structure de coûts transparente s’imposent indéniablement dans la Stérili moderne. C’est pourquoi il est impératif de produire des comptes rendus adéquats à la direction, aux responsables de la Stérili et de la salle d’opération et aux collaborateurs de la Stérili.
• Comptes rendus à la direction
• Utilisation des moyens et du personnel
• Budget & structure de coûts
• Comptes rendus aux responsables de la Stérili et de la salle d’opération
• Synthèses
• Délai de réalisation
• Affichage de la production
• Niveau de difficulté calculé par instrument
• Comptes rendus aux collaborateurs de la Stérili
• Enregistrement des instruments
• Informations des processus
• Documents de sortie
• Signalement des instruments périmés