SteMaTo^®: de eerste allesomvattende CSA productiesturing naar analogie van de industrie

Een centrale sterilisatie afdeling is een dienstverlenende afdeling voor voornamelijk het OK, maar ook andere diensten en verpleegeenheden zijn ten dele afhankelijk van de tijdige en correcte behandeling van hun instrumenten door de CSA.

Een groot aantal sets en losse instrumenten tijdig en correct behandelen kan enkel gebeuren met de ondersteuning door een volledige proces sturende software die het efficiënt organiseren en beheren van alle CSA processen mogelijk maakt.

SteMaTo^® is gebaseerd op een in de industrie toegepaste techniek van productie sturing en controle. Het is een Sterilisation Management Tool die het ganse traject van instrumenten controleert van na gebruik bij de patiënt tot terug klaar voor gebruik op het OK.

• Tracking & Tracing

De traceerbaarheid van ieder onderdeel van het sterilisatieproces is noodzakelijk voor de veiligheid van de patiënt, de responsabilisering van het ziekenhuis en zijn medewerkers. Het is ook een belangrijk onderdeel in de kwalitatieve en logistieke controle. Tenslotte zijn de budgettaire voordelen onmiskenbaar: aansturen van het aankoopbeleid en optimalisering van het gebruik.
Tracering mag daarom ook niet beperkt blijven tot de CSA processen, maar moet een permanente monitoring zijn van ALLE sets (ook leensets), van alle processen (CSA – gebruik) en een link naar alle betrokkenen (medewerkers – chirurg – patiënt).
Een adequate en werkbare identificatie gedurende ieder stadium van het proces is slechts mogelijk via een 100% elektronische weg.

 Voor tracering gebruikt SteMaTo^®, afhankelijk van de beste keuze, alle moderne technieken zoals barcodering (CSA), RFID (transporten) en datamatrix (inpakken instrumentarium).
• Set niveau
     • Stockage
     • OK-gebruik
     • Link met patiënt
• Instrumentniveau
     • Datamatrix
     • Unieke instrument registratie

• Datamatrix
Datamatrix is de meest eenvoudige en efficiënte manier om instrumenten uniek te maken.
Onze ervaring leert dat laserapparatuur in eigen beheer kostentechnisch haalbaar en werkbaar is voor het ziekenhuis. De tijdsbesparing, gegenereerd door het samenstellen van sets via het scannen van de datamatrix, gecombineerd met de substantiële verhoging van de patiëntveiligheid leidt tot de conclusie dat tracering tot op instrumentniveau een ‘must have’ is in de moderne CSA.
Zowel het genereren van unieke codes als het aanbrengen van datamatrix via laser en het lezen van de datamatrix is volledig geïntegreerd in SteMaTo^®.

• Herstelling instrumenten
Via het uniek zijn van een instrument door datamatrix volgt SteMaTo^® de instrumenten op die in herstelling gaan. Analoog met de tracering van instrumenten binnen de CSA wordt ook hier data opgeslagen betreffende de specificaties van de herstelling (duurtijd, vervanginstrument, geschatte kostprijs…).

• Meldingen
Het ingeven van meldingen draagt bij tot een betere werking van de CSA. Meldingen bestaan zowel op setniveau als op instrumentniveau. Via vaste keuzelijsten kan men een melding bij de juiste set of instrumenten linken, variërend van steriliteit, functionaliteit, enzovoorts. Meldingen komen tevoorschijn waar nodig en kunnen verstuurd worden naar de verantwoordelijken.

• Leensets
Leensets zijn een belastend en moeilijk in te schatten aspect binnen de huidige CSA. Ste- MaTo® bevat daarom een ingebouwd onderdeel leensets. Zowel de planning, bestelling als de opvolging van deze sets zit vervat in SteMaTo^®.

• Logistiek
    • Transporten wanneer nodig
    • Stockbeheer van sets
        • Status
        • Locatie
        • Procedure karren
• Planning
Een efficiënte werking van de CSA is onafscheidelijk verbonden met een correcte en tijdige afstemming van de OK planning en is derhalve een “conditio sine qua non”. Een passende interface tussen OK-programma en SteMaTo^® is een must voor de optimalisatie van de afdeling.
SteMaTo^® werkt aan de hand van de bestaande planningsystemen. De link tussen chirurg – set – soort operatie wordt gelogd om als basis te dienen voor de planning.

Bij een volgende operatieplanning krijgt de chirurg een overzicht van de laatst gebruikte sets bij die specifieke operatie. Als resultaat is er de indicatie van mogelijke bruikbare sets en de flexibiliteit om andere sets te kiezen.
Een dergelijke volledige planning biedt houvast aan de CSA. Zodra sets in het CSA proces zitten krijgen deze een prioriteit toegewezen in functie van hun volgend gebruik. De prioriteiten worden gedurende de volledige cyclus behouden en maakt dat er sturing is binnen de CSA.

• Beheersinformatie
Het belang van budgetbeheersing en de nood aan een transparante kostenstructuur is in de moderne CSA onmiskenbaar aanwezig. Vandaar dat de juiste rapportage naar zowel directie, leidinggevenden CSA en OK en CSA-medewerkers een must is.

• Management rapportage
    • Inzet mensen en middelen
    • Budget & Kostenstructuur
• Rapportage aan leidinggevenden CSA en OK
    • Overzichten
    • Doorlooptijden
    • Productieweergave
            • Ingecalculeerde moeilijkheidsgraad per instrument
• Rapportage CSA-medewerkers
    • Instrumentregistratie
    • Procesinformatie
    • Vrijgavedocumenten
    • Rapport vervallen instrumenten